Prioritering på jobbet – finns det något viktigare och klurigare? Vad man ska lägga sina resurser är en av de mest utmanande uppgifterna för såväl ledare som specialister. Förståelse för varför något ska göra är också avgörande för att motivera kollegor och få alla att dra i samma riktning.
Det är skillnad på att göra mycket, och att åstadkomma mycket.
Zarko
Hur ska man prioritera på ett effektivt sätt?
I den här artikeln delar jag med mig av två konkreta tips som kan hjälpa dig att göra din värld mer begriplig och strukturerad. Det handlar om:
KPI-ramverk
KPI-träd
Beroende på dina behov och möjligheter kan du använda båda två eller en av dem, eller kombinera med dina andra verktyg. Läs vidare för att förstå varför detta är användbart, och hur du kommer igång.
Kort om KPI:er
KPI står för Key Performance Indicator. Det är alltså ett nyckeltal som ger en övergripande bild av hur något presterar. Till skillnad mot mätetal, som kan vara många och väldigt detaljerade, är KPI:er mer övergripande och oftast en sammansättning av olika mätetal. (Exempel: mätetalet antal köp delat på mätetalet antal besök = nyckeltalet konverteringsgrad.)
Kör du bil är en viktig KPI:n din fart, uttryckt som kilometer per timme. En nyhetssajt tittar på sidvisningar, eftersom varje sidvisning är en möjlighet att visa en annons, och det driver affärsmodellen. Har du en e-handel är det konverteringsgrad i checkout du oftast tittar på, dvs antal genomförda köp delat på antal besök i checkouten, eftersom det säger något om hur effektivt ditt checkout-flöde är, och det är där du snabbt kan påverka din bottom-line.
Hett tips: Om du inte redan jobbar med KPI:er så börja läsa på om det omgående – jag har lagt in länkar längst ner på sidan.
Vad är KPI-ramverk?
KPI-ramverk är ett sätt att ordna dina KPI:er på ett meningsfullt sätt. Det gör så att du får en översikt och förstår hur du ska prioritera insatser inom olika övergripande områden. Det finns väldigt många olika KPI-ramverk, och vilken du väljer beror på smak och/eller typ av verksamhet du jobbar inom.
En snabb googling visar att det finns 13,8 miljoner saker skrivna om ämnet:
Alla KPI-ramverk förhåller sig till kundresan på något sätt. Till exempel:
- AARRR (Acquisition, Activation, Retention, Referral and Revenue)
- See-Think-Do-Care
- RACE (Reach, Act, Convert, Engage)
- AIDA (Attention, Interest, Desire, Action)
Det är egentligen samma saker med olika namn. Därför är det också viktigare att faktiskt använda ett ramverk än att lägga tid på att hitta det bästa ramverket (folk kommer tröttna på vägen till målet).
KPI-ramverket RACE
Det KPI-ramverket som jag oftast använder är RACE, och det är också detta som jag kommer visa med exempel här. RACE står för Reach, Activate, Convert och Engage.
Nedan har jag gjort ett exempel på ett KPI-ramverk för att illustrera det hela. I verkligheten så kan dessa lätt öka i komplexitet, och ofta brytas ner på olika avdelningar inom företaget. För det pedagogiska syftet har jag förenklat det hela.
I sin allra enklaste form delar RACE upp landskapet du jobbar inom i olika områden, där du behöver ställa relevanta frågor utifrån din verksamhet, och hitta svar i form av mätbara KPI:er. Nedan är några exempel för att inspirera dig.
Reach
Reach berättar om hur väl du når ut med ditt budskap. Det kan vara impressions av en banner, andelen besökare på webben, eller brand search på Google.
Activate
Activare berättar om hur många som verkar gilla och agera på ditt budskap. Exempelvis click på banners, besökare på webben som lägger en produkt i varukorgen, eller lajkar ditt inlägg på Facebook.
Convert
Convert berättar om hur många som gör det som du verkligen vill att de gör. Köper en produkt, gillar din sida på Facebook, eller signar upp för ditt nyhetsbrev.
Engage
Engage berättar om hur du skapar relationer, får lojala kunder och ambassadörer för det du gör. Exempelvis återkommande köp, hänvisningar av kompisar till dig, eller delar vidare ditt inlägg på LinkedIn.
Hur använda ramverket RACE?
Poängen med KPI-ramverket RACE är att du får en överblick och insikter kring olika områden, var du presterar bra, och var du behöver förbättra.
Exempel 1: Du presterar bra inom Reach men dåligt inom Convert, dvs, dina banners visas överallt och får mycket klick – men besökare köper inget. Var ska du då lägga resurserna? Är det en ny kampanj eller konverteringsoptimering på sajten? (Svar: Convert = Optimera sajten.)
Exempel 2: Du har en hög konverteringsgrad på sajten (Convert = bra), men återköpsgraden är obefintlig (Engage = lågt.) Du måste alltså köpa nya kunder gång på gång, och tvingas spendera allt större del av budgeten på kundanskaffning (Reach). Så vad gör du? (Tips: Prata med kundtjänsten för att förstå efterköpsupplevelsen. Testa med nyhetsbrev för att vårda relationen och hålla igång samtalet. Kolla på omdömen på Trustpilot eller liknande.)
Vad är KPI-träd?
KPI-träd är ett sätt att ordna aktiviteter utifrån relevans och förhållande till övergripande mål. Du kan alltså förstå hur en mindre aktivitetet, tex skicka ett nyhetsbrev, bidrar till att du når dina större verksamhetsmål.
Nedan har jag gjort ett exempel på ett KPI-träd för en kommersiell verksamhet. Men det kan lätt anpassas till alla typer av organisationer.
Så här fungerar KPI-trädet: till vänster står vad, medan till höger står hur.
Längst till vänster finns det övergripande målet för verksamhet-KPI:n, som är lönsamhet eller marginal. Det är oftast ett andelsmått uttryckt i procent, tex 10 %.
För att det ska öka så har vi identifierat två huvudsakliga delmål:
- Öka antalet transaktioner
- Öka marginalen per order
För att påverka de huvudsakliga delmålen i positiv riktning så har vi identifierat ett antal aktiviteter. De i sin tur bryts ner till mer detaljerade aktiviteter. Här skriver vi ner de faktiska sakerna som vi kan börja göra, och som kommer skapa positiva effekter uppströms.
Förresten – det är inte ovanligt att det ser ut som nedan istället. Att alla vill göra allt samtidigt och allt är lika viktigt.
Sammanfattning: Varför KPI-ramverk och KPI-träd?
De stora värdena och effekterna uppstår när ett team kommer överens om en gemensam världsbild och sätter gemensamma mål. Vägen till målen är oftast olika, och det är okej att gå eller cykla dit, men om vi inte ens är överens om var vi ska mötas så blir det bara sura miner laget runt.
Syftet med KPI-ramverket är att förstå hur de olika stegen i kundresan hänger ihop. Målet är att ha en gemensam målsättning och förståelse för prioriteringen.
Syftet med KPI-trädet är att ha en gemensam bild av vad våra mål är. Målet är att vi kan ha en produktiv dialog om hur vi tar oss dit.
Så kommer du igång
Tänk stort men börja litet.
Det kan räcka med att du pratar om det du läst här på ditt nästa teammöte. Oftast brukar det komma igång tankar och idéer direkt. Du kan också dra ihop ett litet gäng och börja workshopa fram er egen variant. Minska pressen genom att berätta att detta inte är ristat i sten och brukar ändras och uppdateras. Så målet är hellre done än perfect.
Tips på vidare läsning:
AARRR metrics för startups: https://medium.com/@ms.mbalke/aarrr-framework-metrics-that-let-your-startup-sound-like-a-pirate-ship-e91d4082994b
Marketing framework Think, See, Do, Care: https://www.thinkwithgoogle.com/intl/en-145/perspectives/global-articles/kpis-essential-framework/
Bra om KPI:er och mätbarhet: https://www.kaushik.net/avinash/digital-marketing-and-measurement-model/
Tack för att du läste
Hoppas detta hjälper dig. Om du har några tips eller synpunkter så kommentera gärna nedan.