Idag gjorde vi en riktigt nyttig övning på jobbet för att alla i teamet ska enas kring hur vi prioriterar vilka funktioner vi ska bygga. Vi kallar övningen Morgonrutinen, och brukar göra det då och då, och det är definitivt något vid onboarding av nya kollegor.

Syftet med övningen är att intressenter ska förstå varför de inte får all vår tillgängliga utvecklingstid för att omgående få ut exakt hela sin idé med såväl alla nödvändiga som nice to have-funktioner.

Övningen kanske inte är helt ny i sig, men jag vill dela med mig av denna övning med förhoppningen att det gör en positiv skillnad för dig och ditt team. Allt som behövs är 1 vägg, postit-lappar, och några engagerade deltagare.

Bakgrund

Utmaningen för alla företag är att göra rätt saker i rätt tid, och göra det snabbare än sina konkurrenter. Minimum Viable Product (MVP), agil utveckling, iterativt arbete, Lean Startup, Scrum-metodik, sprintar, Kanban-brädor och User Stories. Chansen är stor att du hört något av dessa ord om du varit nära en utvecklingsavdelning eller pratat med en produktägare.

I grunden handlar orden ovan om att jobba smart med att utveckla sina produkter och tjänster. Gör lite, utvärdera, gör det lite bättre.

Tänk stort, börja litet

Det finns ingen poäng med att lägga ner en massa resurser i något stort och lansera med en Big Bang, innan du ens vet om det finns en köpvillig marknad för din idé.

Att arbeta iterativt med löpande förbättringar kan ibland upplevas som obehagligt. Folk kan ha svårt att ta till sig metoden, för det känns som att man tappar kvalitet och gör en dålig kompromiss. Men för mig är detta det enda sättet att jobba på. Och inte för att jag måste bestämma vad som är rätt. Tvärtom: Låt användarna bestämma vad som är rätt.

Vår övning Morgonrutinen

Syftet med övningen är att intressenter ska förstå varför de inte får all vår tillgängliga utvecklingstid för att omgående få ut exakt hela sin idé med såväl alla nödvändiga som nice to have-funktioner.

Mål #1 med övningen

Alla ska kunna beskriva sin idé utifrån ett värde för användaren, bryta ner den i ett antal realiserbara stories, och prioritera vad som är viktigt att lansera direkt kontra vad som kan göras senare. Så att vi alltid skapar värde med det vi har, och inte slösar resurser på sådant som vi egentligen inte behöver.

Mål #2 med övningen

Alla intressenter ska vara överens om vad som ska göras och varför. Så att alla har samma förväntningar och undviker tråkiga diskussioner längre fram. Inte detta:

Så gör du övningen

I övningen utgår vi från hur morgonen för just den dagen har sett ut, så att vi får in lite variation. Det är bra att ha en ledare, som kan men måste inte delta i övningen. Ledarens roll är primärt att se till att driva övningen framåt, så att diskussioner inte spårar ur.

Steg 1: Upp med allt på väggen

1. Börja med att samla ett litet team i ett rum och utrusta de med postits (i samma färg) och pennor.
2. Alla ska skriva ner hur deras morgon sett ut, från vakna till gå till jobbet. Varje steg/händelse ska skrivas på en postit i kronologisk ordning.
3. Sedan ska en person i taget läsa upp sina postits och sätta de i en horisontell tidslinje på väggen.
4. Nästa person gör samma sak, och gör plats för nya händelser, samt lägger kopior eller variationer under det relevanta kortet.

Steg 2: Kategorisera

När alla fått lägga upp sina postits är det dags att kategorisera händelserna. Var inte så detaljerade, utan stycka upp det lite grovt. Till exempel ”Vakna”, ”Göra sig i ordning”, ”Äta” och ”Ta sig till jobbet”.

Skriv kategorin på en postit med en annan färg, och sätt en i början på kategorin av händelser. Då får ni direkt en överblick över vad det är för typ av saker som görs.

Steg 3: Prioritera för en 7-minuters-morgon

Nu börjar det roliga. När ni har fått upp alla händelser på väggen och delat upp det i kategorier är det dags att skilja på det som är viktigt från det som är oviktigt.

1. Gör nu en tidslinje som om ni hade endast 7 minuter på er på morgonen. Ni försov er och det är bråttom till ett superviktigt möte. Eventuell partner är hemma och kan ta hand om barn eller husdjur.
2. Ledaren sätter en ny postit (skriv 7 minuter på den), en bit under existerande tidslinje med alla postits, så att vi kan skapa en ny tidslinje. Skriv inte nya postits utan plocka från befintliga postits-banken.
3. Prata kort om hur ni har tänkt (oftast handlar det om duscha eller inte duscha).

Steg 4: Prioritera för en 30-minuters-morgon

Gör nu en ny tidslinje under 7-minuters, som om ni hade 30 minuter på er. Dra ner postits från existerande linjen.

Steg 5: Prioritera för dröm-morgonen

Gör nu en ny tidslinje med dröm-morgonen med all tid i världen, som om ni hade den bästa helgen. Dra ner postits från existerande linjen.

Färdiga? Beundra skapelsen!

På bilden ovan ser vi den (nästan) färdiga produkt-kartan. De gula postits är olika händelser (user stories), med funktion-kategorier i rosa överst, och rosa tidsaxeln till vänster som visar olika produkt-versioner med respektive vidareutveckling av nya funktioner.

Ni är nu redo att lansera en Minimum Viable Product (den på 7 minuter) och löpande utveckla nya funktioner som på ett tydligt sätt ger mervärde till grundprodukten och användaren!

Och så har ni sista raden nederst (dröm-morgonen) med alla nice to have-funktioner – i det sällsynta fall att ni får lite utvecklingstid över.

Och sen då?

Den här övningen är mestadels tänkt som en introduktion till iterativ produktutveckling. Så att alla i teamet (alla på företaget?) vet hur vi jobbar. Men själva metoden och ramverket kan också användas för att hantera små eller stora projekt och funktioner.

Mitt råd är att i alla fall börja med att göra denna övning så att alla har samma tänk.